Заместитель руководителя управления. Уфнс по свердловской области рассказывает о процедуре замены эклз Замена эклз

Блок памяти, защищенный от перезаписи или удаления данных, встроенный в корпус контрольно-кассовой техники, требует обслуживания. Эта важная деталь в кассовом аппарате действует на протяжении всей работы оборудования.

Расскажем, когда вовремя следует менять блок и где, что делать, чтобы его не заблокировало ККМ.

Внимание!

Центр технического обслуживания "МЕТА" является официальным сервисным центром компании «Эвотор» и осуществляет гарантийный ремонт и обслуживание кассовых терминалов Эвотор.

Сроки замены ЭКЛЗ на кассовом аппарате – как не допустить блокировки ККМ?

Память в контрольно-кассовой машине заполняется постепенно, поэтому пропустить момент блокировки блока, да и самого оборудования, будет невозможно.

Просто следует внимательней относиться к технике и следить за заполнением ЭКЛЗ.

Помните о таких нюансах при работе с оборудованием:

• Срок использования блока составляет 13 месяцев с того момента, когда технику стали эксплуатировать.
• Если вы используете ККМ больше года, то стоит поменять ЭКЛЗ до 1 числа следующего месяца! Иначе можно дождаться блокировки оборудования и полной остановки работы кассового узла.
• Примерно за месяц до блокировки блока, на экране/дисплее кассового аппарата или же на распечатанном чеке (причем каждом) будет появляться строка, оповещающая о замене детали . Вы увидите: «ЭКЛЗ близка к заполнению!». Кассир-операционист должен сообщить руководителю - или своему непосредственному начальнику - об этом.

В том случае, когда блокировка произошла, то обращение к специалисту неизбежно. Высококвалифицированные мастера могут помочь вам заменить блок ЭКЛЗ или разблокировать кассовый аппарат. Достаточно только позвонить по телефону и указать на причину блокировки. Специалисты смогут выехать к вам на объект, вам не придется ехать в офис вместе с оборудованием.

В ЦТО «Мета» представлена техника, оснащенная блоком ЭКЛЗ. Например:

Присутствует также и . Они оповещают владельцев кассовых аппаратов о замене за 3 месяца. Отличаются качеством, многофункциональностью и энергосберегающими возможностями.

Список документов в налоговую для замены ЭКЛЗ на ККМ

Для того, чтобы оформить процедуру замены блока в контрольно-кассовой машине, необходимо будет обратиться в налоговую службу и предоставить такие документы:

С этими документами вы можете обратиться в . Наши специалисты проведут высококачественное обслуживание техники, помогут зарегистрировать замену блока ЭКЛЗ в налоговой инспекции.

Порядок действий для замены ЭКЛЗ на ККМ – инструкция

Чтобы по всем требованиям закона поменять блок ЭКЛЗ, следуйте такой инструкции:

1. Обратитесь в ИФНС и предупредите инспектора о том, что будет проводиться замена блока ЭКЛЗ на новый. Обязательно попросите документационное согласие от специалиста на проведение данной операции.
2. Позвоните в центр технического обслуживания. Профессионал из ЦТО «Мета» приедет к вам и сам заменит блок. Кроме того, он должен оформить документацию, снять отчет, подтверждающий об активации новой ленты.
3. Заберите старый блок и оставьте на хранение у себя. Он пригодится для отчетности.
4. Соберите все документы и предоставьте их в налоговую службу. Там специалист должен оформить процедуру замены и зарегистрировать сам блок.

Руководитель должен обязательно найти время, чтобы переоформить документы и заменить блок, или поручить это дело какому-либо лицу. Лучше заниматься заменой блока ранее его блокировки - и блокировки всего оборудования.

Если у вас не хватает времени заниматься переоформлением документов, позвоните мастерам . Они выполнят замену блока у вас, на месте, а также подготовят документацию в налоговую службу.

Гарантийные и негарантийные случаи замены ЭКЛЗ в ККМ – что иметь в виду?

Заменить блок памяти по гарантийным обязательствам могут в случае, если неисправность произошла внутри ККМ.

Например, отсоединился или перегорел соединительный шлейф, была ошибка с фискальной памятью, повредилась центральная плата.

При таких обстоятельствах вам в центре технического обслуживания, где вы приобретали оборудование, проведут замену бесплатно!

Случаются и негарантийные обстоятельства, когда менять блок придется за определенную сумму. Например, . Мастер выедет к вам на место и объяснит, какие бумаги следует передать в налоговую.

К негарантийным обстоятельствам относят:

• Прошедший срок, в который нужно было заменить ленту. Примерно – 12-14 месяцев.
• Заполненная полностью ЭКЛЗ. Такое возможно до истечения срока пользования, если кассовый аппарат использовался интенсивно, постоянно.
• Произошел сбой блока из-за нарушения эксплуатации оборудования. Например, при неправильном использовании, повреждении корпуса или самого блока.
• Другие форс-мажорные случаи и чп. Например, пожар, наводнение или стихийное бедствие не повод ремонтировать технику бесплатно.

Обращаясь в , вы можете быть спокойны – наши мастера проводят ремонт техники и замену блока ЭКЛЗ быстро и качественно. Также они подготавливают все документы, которые необходимо подавать в налоговую службу. Звоните, консультанты ответят на все ваши вопросы.

Срок эксплуатации ЭКЛЗ: 12 месяцев + 1 месяц на замену (итого максимум 13 месяцев). ЭКЛЗ блокируется 1-го (календарного) числа 14-го месяца с начала эксплуатации. Начиная с 11-го месяца срока эксплуатации ЭКЛЗ, ККТ печатает в Z-отчётах напоминание о приближающейся замене: "ЭКЛЗ близка к заполнению ".

Важно!

Настоятельно рекомендуем решать вопросы, связанные с заменой блока ЭКЛЗ заблаговременно (ровно через 12 месяцев после активации ЭКЛЗ), не дожидаясь, когда кассовый аппарат будет заблокирован и простой в работе ККТ будет гораздо большим. Также обращаем Ваше внимание, что плановая замена блоков ЭКЛЗ коснется всех ККТ, находящихся на учете в Вашей ИФНС, а следовательно возможно образование очередей в первых числах месяца.

Отдельно хотим напомнить клиентам, которые зарегистрировали свои ККТ в ноябре: ККТ заблокируется 1 января , следовательно инспекция сможет дать разрешение на замену только после новогодних праздников. Оплату услуг, связанных с заменой блока ЭКЛЗ, желательно провести заблаговременно, поскольку количество ЭКЛЗ в резерве ЦТО ограничено.

Документы для замены ЭКЛЗ

В 2016 году были приняты поправки к закону о применении контрольно-кассовой техники. Все торговые организации с 2017 года обяжут отправлять электронные копии чеков в ФНС через онлайн-кассы. За последние несколько лет это самая глобальная реформа в сфере розничных продаж. Она коснется даже тех предприятий, которые работают по патентной системе налогообложения, УСН и ЕНВД. Чтобы отвечать требованиям, предпринимателям и торговым организациям предстоит обновить оборудование, отказавшись от касс с ЭКЛЗ.

Требования к онлайн-кассам и отмена ЭКЛЗ

Онлайн-касса - кассовый аппарат со встроенным фискальным накопителем (ФН), который шифрует данные о продажах и по защищенному каналу передает их в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД). Онлайн-касса позволяет отправлять копию чека покупателю на электронную почту либо телефон.

Замена касс в 2017 году обусловлена тем, что старые модели ККТ оснащаются электронной контрольной лентой (ЭКЛЗ) и не поддерживают передачу данных по интернету. Это основная причина замены ЭКЛЗ, и во всех онлайн-кассах, регистрируемых с 1 февраля 2017 года, контрольная лента не используется.

Отметим, что онлайн-касса не обязательно представляет собой кассовый аппарат новой модели. Некоторые дорогие модели касс можно доработать, и в этом случае допустима замена ЭКЛЗ на фискальный накопитель с использованием специального комплекта доработки, который приобретается за отдельные деньги. Стоимость замены ЭКЛЗ на ФН в некоторых случаях может оказаться незначительно меньше, чем покупка новой кассы.

Замена ЭКЛЗ в 2017 году: изменения в законе №54-ФЗ

Замена ККТ на онлайн-кассы и сроки замены ЭКЛЗ ККТ регламентируются законом № «О применении контрольно-кассовой техники» в редакции от 15 июля 2016 года.

Поправки в закон меняют схему работы предприятий с налоговыми органами для упрощения документооборота и прозрачности бизнеса. Упростятся процедуры регистрации ККТ и оплаты сервиса, отчетность перед покупателями.

Электронные чеки по закону №54-ФЗ равноценны бумажным, и в любой момент при необходимости их можно восстановить, получив заново. Форма кассовых чеков при этом изменится, количество реквизитов в них возрастет.

Замена ЭКЛЗ: когда менять?

Все новые кассовые аппараты, которые будут ставиться на учет в ФНС с 1 февраля 2017 года, должны иметь встроенный фискальный накопитель и работать по новой схеме. Кассы, поставленные на учет раньше, можно использовать только до 1 июля 2017 года, даже если срок эксплуатации ЭКЛЗ не достиг 13 месяцев. В этом случае потребуется внеплановая замена ЭКЛЗ раньше установленного срока.

Отмена ЭКЛЗ в 2017 году будет проходить постепенно. Сроки перехода с ЭКЛЗ на ФН - с 1 февраля до 1 июля 2017 года для всех предприятий, кроме тех, что работают по патентной системе и ЕНВД. Их также обяжут использовать ККТ с ФН, но с 1 июля 2018 года. Ранее, предприятия, работавшие на ПСН и ЕНВД, могли не использовать кассовые аппараты.

Как происходит замена ЭКЛЗ на ФН?

Как заменить ЭКЛЗ на ФН? В первую очередь нужно узнать дату замены ЭКЛЗ и уточнить, возможна ли замена на ФН для конкретной модели кассового аппарата.

Посмотреть срок замены ЭКЛЗ ККТ можно в чеке активации новой ленты или паспорте от блока ЭКЛЗ, в котором ставится отметка об активации. Плановая замена ЭКЛЗ кассы проводится через каждые 13 месяцев. Когда сроки замены ЭКЛЗ на кассовом аппарате подходят к концу, за 3-4 месяца до их окончания на чеках появляется предупреждение.

Если срок эксплуатации старой ЭКЛЗ истекает в первой половине 2017 года, рациональнее заменить её на ФН по окончании срока действия ЭКЛЗ. Тем же предпринимателям, у кого срок замены ЭКЛЗ установлен на вторую половину 2017 года, лучше не дожидаться последнего момента, когда может возникнуть большой спрос на фискальные накопители и облачные или онлайн-кассы, а провести замену ЭКЛЗ на ФН или покупку новой кассы заранее, без спешки в спокойной обстановке.

Возможность замены ЭКЛЗ и цены на услугу можно уточнить в центре технического обслуживания, который занимается сервисом кассовых машин или напрямую у производителя, в компании i-Retail новое кассовое решение с ФН стоит всего 31 990 рублей, при этом оно предоставляет массу новых возможностей, которые были недоступны на оборудовании предыдущего поколения с аналогичной и даже более высокой стоимостью.

Второй этап замены ЭКЛЗ - в срок подать заявку в ЦТО, с 2017 года отменен. Теперь никто не мешает вам заменить электронную ленту фискальным накопителем самостоятельно. Для того чтобы встать на учет в ОФД, использование центра технического обслуживания так же не является обязательным, но большинство из них могут осуществить эту процедуру вместо самого предпринимателя.

В законе №54-ФЗ указано, что пользователь может выполнить замену ЭКЛЗ и фискальной памяти сам. Стоит помнить, что после самостоятельной замены деталей некоторые сервисные центры могут отказать в гарантийном ремонте. Но оборудование i-Retail идет с уже установленным ФН, поэтому клиенты i-Retail могут не беспокоиться о потере гарантии на приобретенное оборудование. Если вы решили доработать свою старую кассу, то кроме установки вам также понадобится программирование касс при замене ЭКЛЗ на фискальный накопитель, а следовательно, помощь специалиста и дополнительные расходы. Это может сделать доработку старой кассы даже дороже, чем покупка новой кассы i-Retail ОФД.

Перерегистрация ККМ при замене ЭКЛЗ в 2017 году проходит по следующей схеме:

• снять ЭКЛЗ с учета в ФНС,
• обновить кассовое оборудование и программное обеспечение,
• оформить договор с ОФД,
• подать заявку на регистрацию новой ККТ в налоговую службу,
• указать номера ККТ и ФН, данные о торговом предприятии и договоре с ОФД, ИНН,
• получить карточку регистрации.

Зарегистрировать онлайн-кассу можно по интернету, на сайте ФНС.

Несвоевременная замена ЭКЛЗ: штрафы и как их избежать

За несоблюдение нового закона о замене ЭКЛЗ и использование кассового оборудования без ФН физическое лицо могут оштрафовать на сумму от 10 тысяч рублей, юридическое - на сумму от 30 тысяч рублей. Единственная возможность избежать штрафов - вовремя обновить оборудование. Использование ЭКЛЗ после 1 июля 2017 года будет приравниваться к отсутствию у предпринимателя кассового аппарата.

В рамках закона в качестве онлайн-касс можно использовать так называемую - интернет-приложение, доступное с любого устройства: компьютера, планшета или смартфона. Например, i-Retail, как и другие более дорогие, но менее функциональные кассы с ФН, они шифруют, хранят и передают данные о продажах, позволяют принимать все виды оплаты, распечатывать и отправлять кассовый чек. А кроме того, позволяют видеть подробную статистику продаж, отчеты об остатках продукции на складе, наиболее и наименее ходовых товарах, содержат в себе базу из нескольких миллионов товарных штрих-кодов, умеют работать с весами, запоминают контактную информацию ваших клиентов, позволяют моментально создавать дополнительные рабочие места и торговые точки и многое другое.

Облачные кассы соответствуют требованиям закона №ФЗ-54, но обходятся дешевле, чем модернизация и сервис старых касс или покупка новых, при этом обладают функционалом, который ранее был доступен только крупным торговым сетям. Если замена ЭКЛЗ для ИП или предприятия требуется сразу на несколько торговых точек, такие кассы позволяют хранить всю товарную базу на одном сервере, не копируя ее для каждого отдельного магазина.

Попробовать работать с облачной кассой i-Retail можно бесплатно. Оставьте заявку на сайте приложения и оцените, насколько удобна онлайн-касса для вас.

→ Замена ЭКЛЗ: последовательность действий

Также современные ККМ оборудованы ЭКЛЗ. Термин «ЭКЛЗ» расшифровывается как «электронная контрольная лента защищенная».

Основное предназначение ЭКЛЗ: дополнять фискальную память ККМ, фиксировать каждый чек / операцию. Данные, записываемые в ЭКЛЗ, шифруются: «открутить» пробитый ранее чек не получится.

Фотография ЭКЛЗ

фотографии

Сроки замены ЭКЛЗ

ЭКЛЗ рассчитана на работу в течение 13 месяцев с момента активации. Если в течение 13 месяцев с момента активации был пробит только один чек – ЭКЛЗ все равно заблокируется и потребуется ее замена. За 2-3 месяца ККМ начнет выдавать системное сообщение: «ЭКЛЗ близка к заполнению». Выдавать это сообщение ККМ будет при снятии X- и Z-отчетов, распечатывая сообщение в самом начале кассовой ленты.

Процедура замены ЭКЛЗ

Итак, пришло время менять ЭКЛЗ. Как выглядит процедура замены ЭКЛЗ?

Все операции по обслуживанию ККМ выполняет Центр технического обслуживания и ремонта кассовых аппаратов (далее – ЦТО), с которым у Вас должен быть заключен договор.

Самое сложное при замене ЭКЛЗ – это выбрать время.
В среднем, на замену ЭКЛЗ требуется день. И в этот день у Вас в офисе кассир не сможет принимать наличные денежные средства (кассовой машины не будет на месте). Если ККМ несколько – то проблема снимается (сначала будет замена ЭКЛЗ на одной машине, потом на другой). А если ККМ только одна в офисе? Можно выбрать утро пятницы или утро понедельника – то время, когда у Вас меньше всего клиентов.

Итак, Вы выбрали день. Вы обращаетесь в свой ЦТО с просьбой провести замену ЭКЛЗ в удобное для Вас время. ЦТО выделяет механика, который будет проводить замену, выставляет счет на оплату.

В среднем, стоимость замены ЭКЛЗ в Москве составляет порядка 9500 рублей.

Счет оплачен, механик выделен, время с ЦТО и с ИФНС согласовано, поехали.

Замена ЭКЛЗ. Шаг 1 – едем в ЦТО

Везем ККМ с блоком питания (если он есть) в ЦТО.
Помимо ККМ, берем с собой документы:
– карточка регистрации контрольно-кассовой техники
– журнал кассира-операциониста (КМ-4)
– журнал учетов вызова технического специалиста ЦТО (КМ-8)
– паспорт версии с дополнительным листом
– паспорт старой ЭКЛЗ (которая пока еще в ККМ)
– паспорт ККМ (именно паспорт, а не руководство)
– оригинал последнего Z-отчета
– копию последнего Z-отчета в трех экземплярах
– доверенность на замену ЭКЛЗ для ИФНС

фотографии

В офисе ЦТО механик, после ознакомления с ККМ, подготовит следующие документы:
– техническое заключение о причине замены ЭКЛЗ
– акт по форме КМ-2 в трех экземплярах

Замена ЭКЛЗ. Шаг 2 – едем в ИФНС

Вы берете документы (которые привезли с собой и которые Вам дали в ЦТО) и направляетесь в ИФНС. Можно захватить еще коробку конфет.

Сотрудник ИФНС (девушка или парень) бегло просматривает документы и ставит штамп на всех трех актах КМ-2. Обычно механики просят позвонить в этот момент в ЦТО, сообщить, что все прошло нормально и ИФНС дала добро на замену.

После Вашего звонка механик приступает к замене ЭКЛЗ, а Вы едете в офис ЦТО.
В этом случае на замену ЭКЛЗ у Вас уйдет половина дня. Если же не звонить в ЦТО из налоговой, то к замене ЭКЛЗ механик приступит после того, как Вы приедете к нему в офис и покажете ему акт КМ-2; на замену ЭКЛЗ уйдет целый день.

Замена ЭКЛЗ. Шаг 3 – возвращаемся в ЦТО

Приезжаете в офис ЦТО. ЭКЛЗ уже заменена в ККМ.
Вам дают новый паспорт ЭКЛЗ.
Вы расписываетесь с том, что приняли на ответственное хранение старую ЭКЛЗ.
Вам дают новый Z-отчет на 1 рубль 11 копеек (1,11) (этот Z-отчет пробивает механик ЦТО для тестирования новой ЭКЛЗ).
Могут дать распечатку об активации новой ЭКЛЗ.

ККМ уже можно пользоваться. Забираете все документы и едете к себе в офис.
Передаете заждавшемуся кассиру ККМ с новенькой ЭКЛЗ и направляетесь в ИФНС.

Замена ЭКЛЗ. Шаг 4 – завершающий визит в ИФНС

Да, да – в ИФНС надо побывать два раза.

Сотрудник ИФНС: – еще раз бегло просматривает документы и ставит штамп на всех трех актах КМ-2 и возвращает Вам два акта (один забирает себе)
– расписывает на обороте карточки регистрации ККМ о вводе новой ЭКЛЗ
– ставят печать в журнале учетов вызова технического специалиста ЦТО (КМ-8)

Замена ЭКЛЗ. Шаг 5 – конец

Вы, уставшие, но веселые, едете в офис.
И начинаете отсчитывать 13 месяцев до новой замены ЭКЛЗ.

Один из двух актов КМ-2 Вы потом вернете в ЦТО (это не срочно, можно вернуть, когда к Вам придет механик для планового осмотра ККМ).

Старая ЭКЛЗ хранится у Вас 5 (пять) лет.