Журнал учета выставленных счетов. Кто и как должен вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур

Представлять в ИФНС журнал учета счетов-фактур обязаны только организации-посредники. Исключение —достигнута договоренность между контрагентами о невыставлении счетов-фактур.

В октябре 2016 года Минфин России в письме от 31.10.16 № 03-11-11/63683 дал разъяснение по следующему вопросу. Продавец и агент, применяющий УСН, условились, что не будут выставлять счета-фактуры. При этом агент покупает товары для физлица-принципала. Получается, что последнему счета-фактуры также не выставляются. Не нарушит ли агент закон, если не будет ни вести, ни сдавать в ИФНС журнал учета счетов-фактур относительно данных коммерческих операций?

Минфин РФ пояснил, что это не будет засчитано как нарушение. Когда покупатель не платит НДС, то может вместе с продавцом подписать соглашение о невыставлении счетов-фактур. Получается, раз счета-фактуры не выставляются, агент не обязан вести журнал учета счетов-фактур относительно процедур покупки товаров для данного принципала.

Когда надо заполнять журнал полученных и выставленных счетов-фактур

Журнал регистрации счетов-фактур посредник должен вести в тех кварталах, когда он выставлял или получал счета-фактуры.

Когда сдавать журнал в 2019 году

Сдавайте электронную отчетность через интернет. Контур.Экстерн дарит вам 3 месяца бесплатно!

Попробовать

В каком виде оформлять журнал

«Хет-бет» зарегистрировал полученный сводный счет-фактуру в части 2 журнала учета счетов-фактур .

Коррекция после сдачи

У посредников — неплательщиков НДС может возникнуть вопрос: если организация сдала журнал и потом нашла там ошибки, то должна ли она представить в ИФНС исправленный журнал учета счетов-фактур? Ответ здесь следующий: в законе не прописано, что нужно сдавать откорректированный журнал в ИФНС. Однако лучше это сделать. Чтобы внести правки в документ, аннулируйте некорректный счет-фактуру. Это значит, отразите со знаком «-» стоимость товаров и сумму налога. Корректный счет-фактуру зарегистрируйте со знаком «+».

К примеру, посредник приобрел товары для заказчика. В бухгалтерии посредника увидели, что в журнале учета за II квартал введены неправильные реквизиты счета-фактуры, полученного от продавца. Указано: № 9769 от 9 марта 2017 г. Должно быть: № 3131 от 18 февраля 2017 г. При этом журнал уже в инспекции. Тогда бухгалтер в части 1 журнала аннулировал некорректную запись и суммовые показатели указал со знаком «-». В следующую строку ввел то же самое, что и в аннулированной строке, и скорректировал графу 12, указав правильный номер счета-фактуры. Показатели стоимости — указал со знаком «+».

В части 2 журнала аннулировал неверную запись и отразил суммовые показатели со знаком «-». В следующей строке указал то же самое, что и в аннулированной, но скорректировал графу 4, где исправил номер счета-фактуры. Показатели стоимости указал со знаком «+».

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур - это документ, который обязаны вести все организации, действующие в интересах третьих лиц от своего имени. В их число входят агенты, помогающие в приобретении и реализацаии товаров и услуг, застройщики, экспедиторы и комиссионеры. Такие посредники могут быть плательщиками НДС или просто налоговыми агентами, от этого их обязанность не зависит. По итогам каждого квартала документ должен быть сдан в ФНС. Как это сделать правильно - в статье.

Кто обязан вести журнал учета

С 1 января 2015 года все предприниматели и организации-посредники приобрели обязанность вести и сдавать их в налоговые органы (Федеральный закон от 20.04.2014 N 81-ФЗ и Федеральный закон от 21.07.2014 N 238-ФЗ ).

Делать это должны не только плательщики НДС, но и лица, которые освобождены от обязанностей, связанных с его исчислением и уплатой и которые не являются налогоплательщиками. Главный признак — осуществление предпринимательской деятельности по договору комиссии или агентскому договору в интересах другого лица. Кроме того, в эту категорию включены лица, которые оказывают услуги по договорам транспортной экспедиции, а также застройщики. Признаки таких лиц приведены в пункте 1 статьи 990 ГК РФ и пункте 1 статьи 1005 ГК РФ .

Форма журнала учета счетов-фактур

Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 утвержден журнал учета счетов фактур 2019: кто сдает и когда — также сказано в постановлении. В 2019 году эту форму должны заполнять посредники только в тех отчетных кварталах, когда были выставлены или получены счета-фактуры. Регистрировать в нем необходимо все входящие и исходящие счета.

Вести журнал учета выданных счетов фактур можно как в бумажном, так и в электронном виде, постановление кабмина не ограничивает организации в этом вопросе. Но сдавать документ в ФНС разрешается исключительно в электронном формате. В связи с этим посредникам удобнее вести его на компьютере. Формат электронного документа утвержден Приказом ФНС России от 04.03.2015 N ММВ-7-6/ . К тому же даже те категории агентов, которые имеют возможность этого не делать и вправе вести учетный журнал в бумажном варианте, должны будут отобразить все данные в налоговой декларации по НДС. В этом случае данные в отчет все равно придется разносить вручную, тогда как просто загрузить готовый xml-файл в систему гораздо проще.

Заполняется реестр поквартально и состоит из двух частей.

Образец заполнения журнала учета счетов-фактур

При оформлении реестра следует учесть, какие коды видов операций указывать. Это очень важно, потому что налоговики, проводя перекрестные проверки отчетности поставщиков и покупателей, участвующих в посреднической сделке, в первую очередь обращают внимание на соответствие этих реквизитов. Найти коды видов операций можно в приложении к приказу ФНС России от 14.03.2016 № ММВ-7-3/ , который вступил в силу 01 июня 2016 года. С этой даты в учетном журнале счетов-фактур необходимо указывать новые коды по НДС. Всего таких кодов 24 кода, они приведены в таблице. До этого их было всего 13, поэтому ошибиться стало проще и внимания требуется больше.

Коды видов операций по НДС

Значения кодов определены в Письме ФНС России от 20.09.2016 N СД-4-3/ — перечень можно скачать в конце статьи. В целом нужно отметить, что в журнале учета счетов-фактур применяются коды, используемые в книге продаж и в книге покупок, нужно лишь учитывать, что при продаже агент указывает код 01 при отгрузке, а на аванс — 02. То же правило работает и для принципала, когда ему нужно зарегистрировать перевыставленные агентом счета-фактуры. Из всех кодов, перечисленных в упомянутом Письме ФНС, для использвания в реестре учета счетов-фактур используются коды 01, 02, 13, 15,118-20, 27-30. Для сводных счетов-фактур используйте коды 27 и 28.

Кроме того, существует еще код для обозначения сделок посредника. Например, при реализации товара, принадлежащего комитенту, отразить счет-фактуру, выставленный посредником на имя покупателя, нужно дважды:

в книге продаж комитента (принципала);
в части 2 журнала посредника.

В этом случае используется КВО — 01.

Заполненный журнал учета счетов-фактур

В «шапке» должно быть наименование налогоплательщика, его ИНН и КПП, а также период, за который будет заполнен реестр. Если в отчетном периоде нет документов, то титульная часть все равно заполняется и направляется в ФНС без табличной части.

Часть 1 “Выставленные счета-фактуры”

Часть 2 "Полученные счета-фактуры"

Заполненный журнал учета счетов-фактур должен быть заверен не позднее 20-го числа месяца, следующего за прошедшим кварталом.

Сроки сдачи и хранения журнала учета

Статьей 174 НК РФ предусмотрено, что все посреднические организации и физлица, освобожденные от уплаты НДС, которые не являются налоговыми агентами, обязаны сдавать реестр счетов-фактур в орган ФНС по месту осуществления деятельности не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Вот как выглядят эти сроки:

За IV квартал 2019 года — до 20 января 2019 (20.01.2019 — воскресенье, срок переносится на 21.01.2019);
За I квартал 2019 года — до 20 апреля (суббота, перенос на 22.04.2019);
За II квартал 2019 года — до 20 июля (суббота, перенос на 22.07.2019);
За III квартал 2019 года — до 20 октября (воскресенье, перенос на 21.10.2019);

В отношении сроков сдачи реестра счетов-фактур действует общее правило, закрепленное в

Для многих лиц, которые имеют дело с НДС, и 2017 году продолжает оставаться одним из основных отчетных регистров. Наш обзор сориентирует по кругу тех, кто обязан его вести, и срокам отправки за 2016-й и на 2017 год.

Учет – по старым правилам

Обязанность вести такой регистр, как журнал учета полученных и выставленных счетов фактур , прописана в пункте 3.1 статьи 169 Налогового кодекса. В 2016 году и на 2017 год никаких изменений в него кабинет министров не вносил.

Сам бланк этого журнала утвержден постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 года № 1137. С нашего сайта его можно .

Это же самое постановление содержит правила внесения информации о счетах-фактурах в рассматриваемый регистр. Сокращенно его принято называть – журнал учета счетов-фактур .

Этот документ ведут поквартально. По сути, сам по себе он состоит из 2 независимых частей:

Когда подготовить

Как уже видно, рассматриваемый регистр крайне важен для налоговиков, поскольку имеет прямое отношение к расчетам с бюджетом по НДС. В связи с этим, срок сдачи журнала счетов-фактур (в 2016 году и далее) приведен в пункте 5.2 среди норм ст. 174 НК РФ, посвященных порядку и срокам уплаты этого налога.

Согласно Налоговому кодексу, крайний срок сдачи журнала – 20-е число месяца, который идет за минувшим кварталом. Он же по НДС выступает налоговым периодом на основании ст. 163 НК РФ.

Поскольку 2016 год благополучно канул в лету, есть смысл упомянуть только срок сдачи журнала счетов-фактур в 2016 году за третий квартал. Он приходится на 20 января 2017 года. По календарю это пятница, что значит – самый крайний срок.

Также самым актуальным для плательщиков НДС становится срок сдачи журнала в 2017 году . Вся информация – ниже в таблице.

Указанная норма также определяет, что журнал учета счетов-фактур фирмы и ИП сдают в налоговые инспекции, где они стоят на учете. Как ранее уже было сказано, этот регистр ведут поквартально, поэтому инспекторы ждут от вас конкретный журнал.

Имейте в виду, что возможности сдавать журнал на бумаге – нет! Абсолютно все должны придерживаться его электронного формата и отправлять по ТКС через своего оператора.

Каким должен быть формат файла журнала учета выданных счетов-фактур , а также полученных, детально изложено в приказе налоговой службы России от 04 марта 2015 года № ММВ-7-6/93.

Кто обязан

Теперь разберемся, кто сдает журнал учета счетов-фактур в 2016 и 2017 годах. Это важный вопрос, поскольку c 1 января 2015 года Федеральный закон от 21.07.2014 № 238-ФЗ внес коррективы в Налоговый кодекс, благодаря которым был существенно пересмотрен состав фирм и ИП, на которых лежит отправлять в свои ИФНС данный регистр.

Рассматриваемый регистр вести и отправлять в свою налоговую инспекцию обязаны посредники в ряде видов сделок, когда действуют в интересах клиентов от своего имени. Для целей НДС, на практике это обычно:

комиссионеры;
агенты;
экспедиторы (привлекают третьих лиц без собственного участия);
застройщики (привлекают третьих лиц без собственного участия).

Причем при решении вопроса о необходимости сдавать журнал не имеет значения, освобождает ли НК РФ от обязанности рассчитывать и перечислять НДС. Более того: это могут быть и вообще неплательщики данного налога.

Основное исключение при ведении журнала учета счетов-фактур в том, что приведенные посредники не отражают в нем фактуры, которые выписывают на свой гонорар (процент и т. п.).

Обратим внимание, что часть 1 – журнал учета выданных счетов фактур за 2016 и далее – сдают всегда вместе со второй частью. Нельзя сдать только какую-то одну часть либо их по-отдельности.

Роль и значение

Основное, что интересует инспекторов при анализе журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур – это противоречия в данных об операциях, которые отражены в этом регистре за квартал. Особенно опасно, когда у них возникают опасения насчет:

занижения НДС к уплате;
завышения налога для чрезмерного возмещения.

В подобных случаях Налоговых кодекс (п. 8.1 ст. 88) наделил инспекторов правом в ходе камеральной ревизии истребовать:

счета-фактуры;
«первичку»;
другие документы, которые имеют отношение к спорным операциям.

Однако в идеале, сначала проверяющие должны направить посреднику требование о даче пояснений по поводу журнала (письмо ФНС России от 06.11.2015 № ЕД-4-15/19395).

Вот-вот налоговики начнут в полной мере работать с своей уникальнейшей усовершенствованной электронной системой – АСК НДС-3. В нее автоматически попадают сведения из журнала учета счетов-фактур , отправленного посредником. Далее программа как бы восстанавливает цепочки всех заявленных операций по сведениям о них в счетах-фактурах. И ищет противоречия, нестыковки.

Важно, что журнал учета счетов-фактур в 2016 и 2017 годах продолжает оставаться для посредников основой для заполнения ими декларации по НДС (п. 5.1 ст. 174 НК РФ).