Как сформировать штатное расписание. Как выглядит штатное расписание: образец заполнения

Чтобы узнать какие профессии существуют и сколько получают сотрудники, занятые на них, необходимо посмотреть штатное расписание. Этот документ является одним из основных на предприятии, в нем закрепляются не только зарплата, но и необходимая для деятельности численность работников. В связи с важностью документа, штатное расписание на 2019 год оформляем по всем правилам.

Штатное расписание по форме Т-3 - это локальный нормативный акт, закрепляющий на предприятии его организационную структуру.

А также перечень профессий, существующих в компании с указанием числа необходимых для деятельности людей. Фактически документ полностью состоит из таблицы, где данные сгруппированы по отделам.

Зарплата в нем отражается за календарный месяц, с расшифровкой по ее составляющим частям. Исходя из этих показателей определяются расходы компании на привлечение наемного труда, составляются различные планы, а также осуществляется принятие важнейших решений в области управления фирмой.

Штатным расписанием руководствуются при внесении данных в сотрудников - это соглашение должно содержать название профессии работника, соответствующее строго утвержденному штатному расписанию, а также определенный размер зарплаты.

На основании этого документа также кадровый специалист может определить наличие вакансий. Для этого им необходимо сведения из штатного расписания сравнить с фактическим числом принятых работников. Если на предприятии существует потребность, инспектор по кадрам подает заявку в службу занятости.

Внимание! Законодательство не закрепляет данный локальный акт в составе обязательных нормативов, которые должны быть в каждой фирме. Однако, если на предприятии принимается решение о проведении установленных государством процедур (например, увольнение по сокращению штата), то штатное расписание должно существовать.

К тому же другие локальные акты компании могут предусматривать обязательное наличие его в фирме. К ним в первую очередь относится . А также необходимость существования на предприятии штатного расписания может устанавливать ссылка в трудовом контракте с работником к нему.

При этом каждому руководителю следует помнить, что его компанию могут привлечь к ответственности не за отсутствие штатного расписания, а за его неправильное оформление.

ООО и ИП – кто должен составлять штатку?

ТК РФ в части регламентирования обязательных условий устанавливает необходимость соответствия указанной в договоре профессии и соответствующей ей зарплаты данным штатного расписания хозяйствующего субъекта.

Отсюда можно сделать вывод, что штатное расписание обязательно должно быть в компании или предпринимателя, если у них существуют трудовые контракты.

Таким образом, если ИП работает самостоятельно без привлечения наемных сотрудников, штатное расписание он не должен составлять. Привлечение им исполнителей по гражданским договорам также не потребует оформление этого локального акта.

ООО и другие формы организации юридического лица, у которых есть хотя бы договор с директором фирмы, уже должны разрабатывать и использовать штатное расписание.

Создание штатного расписания в компаниях, в основном, возлагается на специалистов кадровой фирмы, которые проводят ряд мероприятий по определению трудозатрат по каждой указанной в этом акте профессии. На основе полученных изысканий определяют требуемое количество работников, чтобы предприятие могло осуществлять свою деятельность.

Если численность работников на предприятии незначительна, данная обязанность может быть возложена на бухгалтера, экономиста, юриста или самого руководителя.

Требования к документу

Законодательство не требует соблюдения каких-либо особых правил в отношении штатного расписания, за исключением того, что должность или профессия, указанная в нем, должна соответствовать должностям и профессиям, которые работодатель записывает в трудовых соглашениях, оформляемым с каждым работником.

Рекомендуется придерживаться формы штатного расписания, которая установлена Росстатом (форма Т-3).
Утверждать локальный акт следует приказом руководителя.
Допускается составление штатного расписания на нескольких листах, при этом прошнуровывать и скреплять их подписью и печатью необязательно. Можно просто скрепить листы скрепкой.
В некоторых ситуациях профессии, отраженный в штатном расписании обязательно должны соответствовать справочникам профессий и должностей, а также помимо названия надо еще отражать в документах их шифры (Например, наличие профессий с опасными и вредными факторами).
Наличие на штатном расписании фирменной печати не является обязательным.
При изменении штатного расписания, если они незначительные, можно просто издать приказ на эти коррективы, а само штатное оставить в прежнем виде.

Далее проставляется номер текущего штатного расписания. Его необходимо присваивать исходя из количества документов, которые ранее использовались в этом году. Рядом записывается дата, когда было составлено данное расписание.

Следом записывается дата, с которой документ начинает действовать. Она может быть аналогична дате составления, либо наступать позднее. Однако недопустимо, чтобы день начала действия был раньше, чем день оформления документа.

Правее от этого поля располагаются графы, в которые записываются сведения о приказе, утвердившем документ (его номер и дата), а также общее количество штатных единиц в нем.

Сам документ выглядит как большая таблица.

Графа таблицы «Структурное подразделение» должна содержать наименование отдела, согласно разработанной организационной структуре. В том случае, когда вместе с письменным обозначением отдела введено еще и цифровое, оно должно быть указано в следующей графе.

Как правило, код формируется из цифр, либо первых букв наименования отдела. Однако если у компании открыто несколько филиалов или обособленных подразделений, то в код отдела можно также включить обозначение города, код региона и т. д.

В графу «Должность» необходимо записать название должностей, которые присутствуют в компании. Очень важно оформить структуру документа таким образом, чтобы после указания названия подразделения в предыдущей графе столбцом перечислялись входящие в него должности.

Рекомендуется при указании наименований должностей руководствоваться справочником ОКПДТР. Но для коммерческих компаний это правило не является обязательным к использованию. В то же время бюджетные учреждения обязаны заносить в штатное расписание должности только из этого справочника, и дополнительно еще указывать разряд либо класс работника.

Важно! Коммерческая компания обязана указывать разряд и класс у тех должностей, которые относятся к вредным либо опасным. Этот факт имеет значение при установлении льготного стажа и времени досрочного выхода на пенсию.

В графу «Количество штатных единиц» вносится число работников, которые должны быть приняты на эту должность. Если по ней предусматривается также прием совместителей, то их количество записывается дробным выражением, соответствующем размеру выплачиваемой ставки - например, 0,5.

В графу «Размер оклада» записывается тот оклад, который работник будет получать во время работы на этой должности. Нужно помнить, что точно такой же оклад записывается и в трудовом соглашении с сотрудником.

Также следует учитывать:

Если на предприятии либо в отношении данной должности принята сдельная форма оплаты, то в данную графу записывается размер заработка, полученный путем умножения тарифной ставки на объем созданной продукции за месяц.
Если для данной должности введена почасовая оплата, то в этой графе можно записать размер оплаты труда за один час. После этого в этой же строке, но в графе «Примечание» необходимо указать – «Почасовая оплата труда», а также сделать отсылку к распорядительному документу, который установил данную особенность.

Далее следует несколько граф, объединенных одним подзаголовком «Надбавки». Сюда нужно записывать сведения о различных стимулирующих выплатах, если таковые имеются и установлены Положением о зарплате, Положением о премировании либо другими внутренними актами. Размер премии может записываться не только фиксированной суммой, но также в виде процента, коэффициента и т. д.

В графу «Всего» записывается общий фонд зарплаты по этой должности. Он рассчитывается как умножение размера зарплаты на число штатных единиц.

В графу «Примечание» нужно заносить различные пояснительные надписи. Например, если на момент оформления нового штатного расписания по какой-либо должности есть вакансия, то этот факт необходимо отразить в данной графе.

Завершается составление документа путем подсчета и указания общего количества штатных единиц и общего фонда оплаты труда.

После этого полностью составленный документ должен быть подписан главным бухгалтером и кадровым сотрудником, ответственным за его оформление.

Порядок утверждения штатного расписания

Шаг 1. Разработать документ

Прежде всего необходимо выявить все потребности организации в штатных единицах составить предлагаемую к рассмотрению форму штатного расписания.

Если в компании принято, что каждый год нумерация всех значимых документов начинается сначала, то выполнять нумерацию штатного расписания можно по тому же принципу. Причем это будет наиболее целесообразным, если изменения штатного расписания каждый год носят массовый характер - это будет избавлять от больших номеров документа в будущем.

Внимание! Если вводится в действие новое штатное расписание, то в него целесообразно включить пункт об отмене действия старого, которым руководствовалась кадровая служба до этого времени.

Шаг 3. Ознакомить сотрудников компании с принятым документом

Все принятые в компанию сотрудники должны быть ознакомлены с действующими в ней локальными нормативными актами, которые затрагивают трудовую деятельность. Данные документ не затрагивает напрямую трудовую деятельность и по мнению Роструда с ним знакомить работников не обязательно.

Внимание! Если в трудовом контракте или коллективном договоре оклад сотрудников устанавливается на основании утвержденного в компании штатного расписания, то с ним обязательно нужно ознакомить всех работников. Для этого можно применять .

Порядок внесения изменение в штатное расписание

Этот документ должен сохранять свою актуальность в любое время. Поскольку штатку периодически запрашивают во время проверок государственные органы, необходимо своевременно вносить в нее все возникающие изменения.

Порядок внесения изменений в штатное расписание будет прямо зависеть от того, какое количество изменений нужно отразить в документе:

Если их большое количество, то проще полностью отменить старое штатное расписание, и ввести в действие новый документ, учитывающий все необходимые изменения.
Если же количество правок, которые нужно внести в штатку небольшое, тогда ответственному работнику лучше всего составить приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Обычно можно выделить следующие ситуации, при которых требуется выполнить изменения в документе:

Создание новых отделов или подразделений;
Организация новых должностей;
Изменение названия имеющихся должностей;
Изменение оклада либо ставок работников;
Закрытие отдела, подразделение, штатной единицы.

Если изменение штатки влечет за собой изменение условий труда работника (изменение оклада, должности и т. д.), то обязательно необходимо предварительно получить у него письменное согласие. А после того, как новый документ будет введен в действие, с сотрудником оформляется дополнительное соглашение к договору, которое учитывает все сделанные изменения.

С новым приказом нужно познакомить всех тех работников, которые далее будут заниматься оформлением необходимых документов. Также в список ознакомления можно также внести и тех сотрудников, которых напрямую будут затрагивать производимые изменения.

Если в приказе производится введение новых должностей, то нужно указать их наименование, а также какое количество штатных единиц организовывается. Этот документ принимается незамедлительно, если им не затрагиваются интересы каких-либо из уже нанятых работников.

Внимание! Если производится сокращение количества единиц, то в составленном документе нужно записать название, количество выводимых штатных единиц и дату введения приказа в действие. При этом нужно помнить, что процесс сокращения - это долгий процесс, при котором необходимо своевременно уведомить как самих работников, так и компетентные органы.

Срок уведомления может составлять 2-3 месяца, в зависимости от количества сокращаемых человек. Также, закон определяет виды работников, которых сокращать нельзя.

Периодичность составления документа и сроки хранения

Обычно штатное расписание оформляется сроком на год, и действительно в течение всего этого периода. Однако если организация маленькая, и движение штата в ней происходит очень редко, можно принять этот документ сразу на несколько лет вперед.

После того, как производится внесение изменений в штатное расписание, предыдущий документ перестает действовать и утрачивает юридическую силу. Однако, оно еще некоторый период должно храниться на предприятии, потому, как обычно, проверки затрагивают несколько предыдущих периодов. А это как правило, до 2-3 лет.

Внимание! Существует правило, по которому недействительное штатное расписание должно храниться в архиве еще как минимум 3 года с момента завершения действия. Это же правило распространяется и на документы, при помощи которых производились изменения в штатном расписании.

Штатное расписание – один из основных документов, призванных решать на предприятии вопросы кадрового характера. В нем прописываются вакантные места и их количество, тарифная ставка по той или иной специальности, возможные надбавки. Только с помощью данной бумаги владелец или директор предприятия может заключать трудовые договора или сокращать сотрудников.

Зачем нужен документ штатного расписания?

Составление данного документа является обязательным, так как он уберегает работников от необоснованного увольнения (см. также – ), гарантирует правильную оплату труда. Кроме того, без наличия расписания нельзя проводить сокращение согласно ст. 81 ТК РФ и принимать на работу специалистов и рабочих.

На основании данного документа руководство выносит следующие постановления:

Подписание заявления на работу;
Снятия работника с должности;
Суммы выплат заработной платы;
Установление тарифной ставки того или иного работника.

Руководствуясь все тем же документом отдел кадров:

Подбирает необходимые трудовые кадры;
Подготавливает необходимые документы в сфере кадров;
Анализирует качественный состав работников;
Вносит предложения по реорганизации кадрового состава;
Подготавливает необходимую документацию.

Отсутствие штатного расписания считается нарушением КЗоТа и карается штрафами

Выписки из кадрового документа могут потребоваться налоговой службе, инспекции по труду, различным фондам – пенсионному и социального страхования и даже Центру занятости.

Кто занимается составлением?

Ответственность за составление может налагаться на различные отделы в зависимости от того, какова структура предприятия. Так, составлять его могут:

Специалисты из отдела кадров;
Бухгалтер или главный бухгалтер;
Экономист;
Руководитель предприятия.

Документы для составления расписания

При составлении расписания необходимо опираться на ряд нормативных документов, куда относятся:

Классификаторы профессий;
Трудовой кодекс РФ;
Тарифная сетка, утвержденная государством.

Кроме этого, при составлении бумаги рекомендуется брать за основу форму документации №Т-3. Правда, данная форма фиксации расписания не обязательна для применения и служит в качестве шаблона или примера, на основе которого каждое предприятие может составить свою форму для разработки расписания. Стоит отметить, что в форме зафиксированы основные реквизиты для заполнения.

Документ о количестве рабочих и их окладах составляется самостоятельно предприятием и отражает все сведения о сотрудниках, кроме внештатных.

В случае если установленная форма не устраивает руководство предприятия, ее всегда можно адаптировать под требования организации.

Что отмечается в документе?

В штатном расписании указываются следующие данные:

Информация о кадровом составе организации и окладе каждого работника;
Структура предприятия – отделы, филиалы, другие подразделы;
Должности в соответствии со специальными классификаторами, причем, включая вакантные должности и места для инвалидов. Указанная в документе должность фиксируется в трудовой книжке при приеме на работу;
Объем единиц штата для каждой вакансии. В случае вакансии, предусматривающей работу по совместительству, в соответствующей строке фиксируется значение 0.5 или 0.75;
Оклад для каждой должности. При заполнении данной строки необходимо помнить о минимальной заработной плате. С помощью данного документа фиксируются доплаты – в процентном или денежном виде. Такие надбавки зачастую предоставляются за стаж, выслугу, тяжелые или опасные условия труда, престижность заведения.

Составляя расписания на одинаковые должности с разным уровнем оплаты труда, для каждой единицы прописывается профессия и квалификация, тарифная ставка.

Количество требуемых специалистов зависит от структуры предприятия, установленными ранее нормативами численности и обслуживания. При этом учитывается объем работы на предприятии.

Предлагаем пример структуры штатного расписания согласно форме № Т-3.

В шапке штатного расписания или на титульной странице указываются следующие данные:

Название организации – полное наименование предприятия, при наличии сокращенного варианта оно указывается в скобках сразу за полным;
Код по ОКПО – индификационный номер предприятия. Найти его можно воспользовавшись «Общероссийским классификатором предприятий и организаций». Подробнее о коде ОКПО ;
Номер документа – присваивается порядковый номер расписания;
Дата составления – указывается число, месяц и год, когда был составлен документ;
Утверждено . В данной строке также необходимы места для номера и даты приказа. Заполняются после утверждения расписания;
На период – в данной строке указывается дата вступления в действие расписание и срок его окончания;
Штат (единиц) – общее количество рабочих мест, отображенных в документе.

Основная часть документа представляет собой таблицу, в которой прописывается:

Наименование раздела – отделов, филиалов, представительств. Обычно сначала идут административные отделы, далее – отделы и цеха;
Код подразделения – номер в структуре организации. На небольших предприятиях может не заполняться;
Должность и квалификация работника . Для заполнения данного столбца можно использовать классификаторами профессий ОК 016-94, классификатором занятий ОК 010-93, другими классификационными справочниками;
Количество единиц рабочего штата ;
Тарифная ставка, оклад ;
Надбавки – устанавливаются как законодательством, так и самим работодателем. Фиксированная сумма или процент;
Всего – указывается сумма оклада со всеми надбавками. При этом если все выплаты указаны в рублях, то считается общая их сумма. В противном случае ставится прочерк, указываются примечания и перечисляются нормативные акты для надбавок;
Примечания – внесение дополнительной информации и пояснений.

На основе внесенных данных по окладу и надбавках, а также количеству штатных единиц просчитывается бюджет заработной платы организации. Данная сумма указывается на штатном расписании. Внизу под готовым расписанием необходимы подписи руководителей предприятия, отдела кадров и бухгалтерии. Печать на готовом документе не ставится.

Данная структура может быть использована при составлении штатного расписания любого предприятия.

Утверждение и сроки действия

Зачастую новое расписание составляется в начале года. Готовый документ утверждается руководителем с помощью приказа. После этого в строку «Утверждено» на готовом документе вносятся номер и дата приказа.

В связи с тем, что штатное расписание напрямую связано с оплатой труда, вводить новый вариант лучше всего в начале месяца.

Готовый документ издается в трех экземплярах. Один находится у руководителя предприятия, второй – в отделе кадров, третий – в бухгалтерии.

Руководители структурных подразделений получают извлечения из штатного расписания.

Сроки действия документа строго не нормированы. Зачастую расписание составляется на год, но в некоторых случаях оно может действовать несколько лет или же измениться через пару месяцев в связи с реорганизацией предприятия. Обычно руководство предприятия само устанавливает сроки действия расписания и указывает его на самом документе.

Корректировка документа

В некоторых ситуациях может возникнуть потребность в действующий документ. Одними из наиболее распространенных причин становятся:

Появление новых должностей;
Корректировка оклада;
Изменения в списке вакантных должностей и должностей по совместительству;
Сокращения должностных единиц;
Переименование подразделов и должностей.

Изменить действующий документ можно двумя способами:

Составить новое расписание;
Издать указ о внесении изменений в уже готовом документе.

Об изменениях, которые предполагают ухудшение условий работы на предприятии – , увеличение рабочего времени и т.д., руководство обязано известить работников за 2 месяца до их вступления в силу.

Видео: Как заполнить штатное расписание с помощью 1С?

Один из наиболее простых способов составления штатного расписания – применение для его составления разнообразных компьютерных программ. Одна из них – 1С. В данном видео-уроке представлена информация о том, как с помощью программы составить штатное расписание и правильно оформить его.

Штатное расписание – базовый документ, на основе которого осуществляется прием на работу, сокращение, а также рассчитывается итоговая заработная плата за месяц. За его составление отвечает любой уполномоченный руководством работник. Единых требований к оформлению документа нет, но большинство предприятий используют для его создания форму №Т-3.

Штатное расписание – важный кадровый документ, который содержит наиболее полную информацию обо всем, что касается персонала организации. Данные в нем представлены в разрезе структурных подразделений и отдельных штатных единиц с указанием их количества и основных данных по каждой позиции, таких как занимаемая должность, размер заработной платы и прочее.

Основная ценность этого документа состоит в том, что он является удобным инструментом не только учета, но и управления структурой персонала предприятия, так как на основании содержащейся в нем информации очень удобно проводить анализ показателей, характеризующих эффективность труда, а также разрабатывать пути оптимизации использования трудовых ресурсов.

Штатное расписание – это унифицированный документ по учету персонала организации, содержащий данные о его:

Кадровой структуре.
Должностном составе.
Численности сотрудников,.
Утвержденных окладах и надбавках.
Прочую необходимую информацию.

Его форма утверждена в 2004 году и содержится в Альбоме унифицированных форм документов, однако может составляться произвольным образом, при условии сохранения в составе обязательных реквизитов.

Наряду с обязательными реквизитами, содержащимися во всех унифицированных формах кадровых документов, в штатное расписание должны быть включены следующие показатели:

Наименование и код структурного подразделения.
Должность.
Количество штатных единиц.
Оклад и причитающиеся надбавки.
Итоговая сумма оплаты труда.
Примечание.

Штатное расписание может быть составлено в двух вариантах: текущем (на основании существующих данных) и плановом.

Функции штатного расписания

Штатное расписание содержит свод важнейшей информации о персонале, как по всей организации, так и по ее структурным и штатным единицам. Таким образом, наряду с выполнением задач кадрового учета, оно обеспечивает информативную базу для эффективной работы в области управления кадрами. Полнота и детализация данных, представленных в этом документе, служит основанием для разработки и принятия управленческих решений на всех уровнях.

В качестве основных функций штатного расписания можно выделить несколько. Штатное расписание:

Демонстрирует действующую на предприятии организационную структуру.
Является одним из важнейших источников информации для анализа существующей кадровой структуры.
Содержит данные о численности персонала в целом по предприятию и в разрезе подразделений и должностей.
Предоставляет срез информации об оплате труда.
Отражает текущие потребности в размещении вакансий.

Штатное расписание на предприятии может составляться любым сотрудником, на которого руководство возложило данную функцию. Назначение работника, ответственного за выполнение данной функции, устанавливается приказом по организации. Аналогичным образом закрепляется и сама форма штатного расписания, при этом в приказе (распоряжении) руководителя предприятия о его утверждении в обязательном порядке указываются все входящие в его состав реквизиты.

Штатное расписание составляется без уточнения фамилий и других индивидуальных признаков сотрудников, работающих на предприятии, и содержит информацию об организационной структуре с указанием их должностей, а также наименований структурных подразделений.

Каких либо требований в отношении срока, на протяжении которого может действовать штатное расписание, в законодательных актах Российской Федерации не установлено. Это означает, что каждая организация вправе самостоятельно определять периодичность его утверждения исходя из специфики своей деятельности.

Штатное расписание - это документ, который содержит информацию о должностях, количестве штатных единиц и тарифных ставках с учетом различных надбавок структурных подразделений организации.

Как составить штатное расписание

В качестве бланка штатного расписания применяют унифицированную форму № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1.

Штатное расписание составляют по структурным подразделениям организации в порядке подчиненности сотрудников. Форма штатного расписания заполняется сотрудником кадровой службы, экономистом по труду либо бухгалтером. Утверждается штатное расписание приказом руководителя организации.

Штатное расписание организации: инструкция по заполнению формы Т-3

Заполняем поле «наименование компании» согласно данным в учредительных документах организации.

Проставляем код ОКПО организации.

Ставим номер, дату составления штатного расписания (в формате число, месяц, год) и период его действия.

В графе «Утверждено» указываем дату и номер приказа руководителя организации об утверждении штатного расписания, общее количество штатных единиц.

Переходим к заполнению таблицы.

В первой и второй графе указываем соответственно наименование и код структурного подразделения организации.

В третьей графе указываем должность в соответствии с Классификатором профессий по каждому структурному подразделению в порядке подчиненности.

В четвертой графе указываем количество штатных единиц по каждой должности.

В пятой графе проставляем тарифную ставку (оклад) в рублях по каждой должности.

Шестая-восьмая графы «Надбавки» заполняются в случае наличия дополнительных выплат (в рублях) работникам определенных должностей за особые условия труда, режим работы, особые знания либо поощрительные премии.

Значения девятой колонки исчисляются путем суммирования чисел в колонках 5-8 и умножения на количество штатных единиц в четвертой колонке по каждой должности.

Подбиваем итоговое количество штатных единиц (сумма значений в четвертом столбце) и итоговый месячный фонд заработной платы (сумма значений в девятой графе).

Ставим подписи руководителя отдела кадров, главного бухгалтера.

В штатное расписание могут вноситься изменения в связи с введением новой должности, ее переименованием, переводом в другой отдел, изменением тарифной ставки и т.п. на основании приказа руководителя организации.

Узнайте, как составить и утвердить расписание организации, а также внести в документ необходимые изменения, не нарушая закон. Пошаговая инструкция, рекомендации по заполнению формы Т-3 и заполненный образец - в статье.

В статье

Скачайте популярный документ по теме. Остальные образцы ищите в статье!

Кто разрабатывает штатное расписание

Штатное расписание предприятия отражает его структуру, кадровый состав, численность персонала и оклады по всем должностям. Относится к числу условно обязательных нормативных документов: с одной стороны, Трудовой кодекс РФ не требует составлять штатное расписание, с другой стороны, есть веские аргументы в пользу его оформления.

Пример заполнения штатного расписания

Когда понадобится:

Зачем нужно штатное расписание

Исходя из штатного расписания, определяется количество сотрудников, необходимых организации для закрытия должностных позиций, и размер бюджета на содержание персонала; подтверждается себестоимость продукции.

К нему же обращаются при оценке трудовой загрузки подразделений или отдельных сотрудников, разработке и уточнении должностных инструкций, решении стратегических кадровых вопросов.

Формирование штатного расписания обычно поручается кадровику или делопроизводителю, иногда - главному бухгалтеру.

Внимание! Федеральные государственные учреждения оформляют «штатку» в обязательном порядке (см. положение, утвержденное постановлением Правительства РФ №583 от 5.08.2008), а региональные - согласно нормам, установленным местными органами власти.

Как составить штатное расписание: пошаговая инструкция

Штатное расписание содержит информацию о кадровой структуре организации, в том числе о вакантных позициях. При разработке документа не путайте его со штатной расстановкой, которая, чаще всего, отражает лишь занятые штатные единицы с указанием ФИО, табельных номеров и других сведений о конкретных сотрудниках, которые их занимают.

Действуйте по инструкции:

Шаг 1. Выберите форму. Можно использовать унифицированный бланк Т-3 или разработать собственную форму, дополненную и адаптированную к потребностям конкретной компании (Закон №402-ФЗ от 6.12.2011, письмо Минфина России №ПЗ-10/2012 от 4.12.2012).

Шаг 2. Укажите структурные подразделения , в том числе обособленные - филиалы и представительства. Убедитесь, что в документе отражены все имеющиеся в организации службы, отделы, цеха, участки и другие структурные подразделения. Что именно следует учитывать как отдельное подразделение, указано в постановлении Пленума Верховного суда РФ №2 от 17.03.2004.

Шаг 3. Определите штатную численность. Учитывайте отраслевые и межотраслевые нормы по труду, а также структуру, сферу деятельности и функции компании. Чтобы на основании актуальных нормативов определить численность персонала, применяется простая формула:

Шаг 4. Укажите наименования должностей : они должны соответствовать трудовым функциям сотрудников (ст. 57 ТК РФ). Если указываете вакантные должности, прием на которые будет открыт спустя несколько месяцев или лет, раз в месяц сообщайте о них в службу занятости населения (см. закон №1032-1 от 19.04.1991).

Шаг 5. Укажите количество штатных единиц по каждой должности. Количество штатных единиц не обязательно должно отражаться в целых числах. Например, можно предусмотреть 0,5, 0,7 штатной единицы.

Шаг 6. Отразите размеры окладов (тарифных ставок) . В документе указывается месячная зарплата по каждой должности с учетом всех положенных надбавок в рублевом исчислении. Иногда указать зарплату в рублях невозможно - например, если установлена часовая тарифная ставка. В этом случае прописывается размер часовой ставки и в графе «Примечания» надо указать, что установлена часовая тарифная ставка.

Шаг 7. Подпишите и утвердите документ. Заполненный бланк заверьте подписью лица, ответственного за кадровый учет, и главного бухгалтера, а затем передайте на утверждение руководителю организации.

Вопрос из практики

Как правильно писать в официальных документах: согласно «штатного расписания» или «штатному расписанию»?

Правильный вариант - согласно штатному расписанию

После предлога «согласно» всегда ставится слово в дательном падеже (отвечает на вопросы кому? чему? ). Использование родительного падежа, которым, к сожалению, часто грешат кадровики и делопроизводители, в данном случае нарушает нормы русского языка.

➤ Чтобы без ошибок оформлять реквизиты кадровых документов по новому ГОСТу , ознакомьтесь с рекомендациями «Системы Кадры».

Как утвердить штатное расписание

Документ, заверенный подписями начальника отдела кадров и главного бухгалтера, утверждается руководителем компании. Издайте приказ в произвольной форме, придерживаясь требований ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Приказ об утверждении штатного расписания

Закон не требует знакомить персонал со штатным расписанием или приказом о его утверждении. Однако такая норма может предусматриваться коллективным договором или внутренними правилами компании (см. письмо Роструда №ПГ/4653-6-1 от 15.05.2014).

Чтобы не возникало путаницы, пропишите порядок утверждения в локальных актах: кто подписывает штатное расписание, издается ли отдельный приказ, кому делегируется право подписи, если ответственное должностное лицо отсутствует, и т.д.

Как выглядит штатное расписание: образец заполнения

Работодатель сам решает, что взять за основу - унифицированную форму Т-3 или собственный бланк.

На практике чаще используется именно унифицированная форма, поскольку все необходимые реквизиты в ней есть, а порядок заполнения детально разъясняется в постановлении Госкомстата №1 от 5.01.2004 и других рекомендациях, утвержденных уполномоченными органами.

Сначала заполните «шапку». Впишите сведения о компании, регистрационный номер и дату составления документа, а также укажите период его действия. Часто «штатка» составляется на год, но можно установить и другой срок или же не ограничивать срок действия документа. Затем переходите к заполнению основной части, оформленной в виде таблицы.

Графы, которые нужно заполнить

Наименование подразделения. Четких правил перечисления подразделений не существует, но с учетом сложившейся практики они указываются в порядке подчиненности: сначала административный отдел, в который входит руководство компании, а затем все остальные.

Код подразделения. Также отражает порядок подчиненности: руководящему отделу присваивается код 01, бухгалтерии - 02, и так далее. Если в состав крупного отдела входят более мелкие, код может состоять из цифр, разделенных точкой. Например, финансовый департамент обозначается кодом 02, а входящие в его состав бухгалтерия и экономический отдел - кодами 02.1 и 02.2 соответственно.

Должность (специальность, профессия), разряд или класс (категория), квалификация. Указывается в именительном падеже, без сокращений и приставок «и.о.» или «врио».

Закон не запрещает использовать латинский алфавит, вписывая позиции в штатное расписание: пример - «HR-менеджер», «IT-специалист». Но все записи в трудовых книжках должны быть на русском языке, как того требуют правила, утвержденные постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003. Чтобы названия должностей в трудовых книжках, договорах и штатном расписании в точности совпадали, используйте формулировки «менеджер по персоналу», «системный администратор» и т.д. Можно добавлять к ним категории «младший», «ведущий», «главный» и «старший», чтобы отразить объем и характер должностных полномочий.

Наименования должностей указывайте с учетом профстандартов или квалификационных справочников, если речь идет о работе, связанной с предоставлением льгот или наличием ограничений.

Памятка для кадровика. За какие должности в штатке оштрафует ГИТ

Количество штатных единиц. Чтобы у ГИТ не было претензий к работодателю, указывайте точное количество единиц по каждой должности, а если принимаете на работу персонал сверх нормы, корректируйте штатное расписание. Неполные единицы указывайте в долях, например, 0,5 или 0,75.

Тарифная ставка (оклад). При почасовке укажите стоимость одного часа работы, а в графе 10 напишите «почасовая оплата труда». Если фиксированного показателя нет, например, зарплата начисляется по сдельной или бестарифной системе, ставьте прочерк, а в графе 10 укажите, какую именно систему оплаты труда применяет работодатель. Устанавливать так называемую вилку окладов (от минимального до максимального) не рекомендуется. Это можно только при условии, что разница в оплате труда обусловлена различиями в разрядах или квалификации сотрудников (ст. 143 ТК РФ), но вилка окладов, скорее всего, вызовет претензии у проверяющих органов.

Надбавки. Например, могут устанавливаться надбавки за ученую степень. Они выплачиваются научным и педагогическим работникам за кандидатскую или докторскую степень. Или надбавки за работу во вредных условиях. Все постоянные надбавки надо отразить в штатном расписании.

Итоговый размер ежемесячной выплаты. Прописывается для каждой должности и представляет собой сумму выплат, указанных в графах 5-8. Если данный показатель заполнить нельзя, например, в ситуации когда установлена часовая тарифная ставка или применяется сдельная система оплаты труда, графа остается незаполненной.

Примечания. В эту графу вносятся характеристики применяемых систем оплаты труда со ссылками на соответствующие нормативные акты, правовые основания для выплаты региональных надбавок и другие уточнения.

Нижнюю, итоговую строку таблицы заполняйте в последнюю очередь. Здесь отражается общее количество штатных единиц и размер месячного фонда заработной платы.

Когда понадобится: штатное расписание должно быть у организации всегда. В нем определяют перечень должностей сотрудников компании с указанием численности штатных единиц и размеров окладов. Также в нем фиксируют размер надбавок и доплат.

Как внести изменения в штатное расписание

Изменение штатного расписания оформляется двумя способами. Если поправки носят единичный характер, издайте письменный приказ о внесении изменений в документ, если массовый - утвердите «штатку» в новой редакции. Сделать это можно по мере необходимости (см. письмо Роструда №428-6-1 от 22.03.2012).

Шпаргалка. Как изменить штатное расписание

Что нужно отражать в документе

Сокращение численности или штата работников, расформирование или создание структурных подразделений, переименование должностей, повышение зарплат, отмену надбавок и другие значимые изменения следует отражать в штатном расписании. Но эти кадровые процедуры требуют специального оформления.

Внимание! Внесение изменений в штатное расписание должно сопровождаться изменением трудового договора каждый раз, когда затрагиваются условия труда: название должности, занимаемой сотрудником, порядок расчета зарплаты, размер надбавки.

Что делать, если нужно принять новичка на должность, которую изменяют

Как быть, если в период корректировки расписания нужно принять нового сотрудника на должность, в которую вносятся изменения? Ситуация непростая.

Если в организации нет других работников, занимающих данную должность, как можно скорее внесите изменения и только потом оформляйте трудоустройство новичка. Если на этой же должности работают другие сотрудники, придется учитывать их права и интересы.

У работодателя есть три варианта:

Вариант №1 . Принять новичка на текущие условия и указать в трудовом договоре, что с определенной даты вступят в силу запланированные изменения, касающиеся условий труда или его оплаты. Это не противоречит статье 72 ТК РФ.

Вариант №2 . Попросить соискателя подождать, пока вступят в силу изменения в трудовых договорах с другими сотрудниками и новое штатное расписание.

Вариант №3 . Не вносить изменения в имеющиеся должности, а вводить новые, чтобы принимать новичков и переводить ранее принятых сотрудников (не раньше, чем закончится срок предупреждения об изменении условий труда) на вновь созданные позиции.

Утвердите штатное расписание, чтобы документально закрепить структуру и кадровый состав организации. Используйте унифицированную форму Т-3 или разработайте бланк самостоятельно. При заполнении учитывайте требования действующего законодательства: все суммы прописывайте в рублях, не устанавливайте вилки зарплат, включайте в штатное расписание все должности - в том числе дистанционные, надомные, с неполной ставкой. Если в «штатке» есть вакантные позиции, не забывайте сообщать о них в службу занятости.